4 Schritte zum Multitasking-Genie

Wie du in 4 Schritten zum Multitasking-Genie wirst (Teil 4)

Lies die ersten drei Teile der Serie, wie du zum Multitasking-Genie wirst: Deine Konzentration, deine Motivation und deine Introspektion.

Der vierte Schritt zum Multitasking-Genie: Deine Organisation.

Nach den ersten drei Schritten ist folgendes klar: Wichtiges wird zeitgerecht erledigt, weil die Prioritäten klar sind, du dich nicht von unwichtigen Aufgaben irritieren lässt und auf das konzentriert bleibst, was relevant ist für den Erfolg. Du behältst einen kühlen Kopf, weil du weiß, dass du alles in den Griff bekommst. Hektik und Ärger hingegen verengen die Perspektive.

Multitasking ohne StressDu brauchst also Verständnis für den Unterschied zwischen wichtig und dringend. D.h. nicht einfach den Dringlichkeiten hinterherjagen, sondern immer prüfen was wichtig ist und planen was zuerst erledigt werden muss. Dazu brauchst du klare Ziele, um die Prioritäten richtig einzuschätzen, und Gelassenheit, um auch im ärgsten Trubel den Überblick zu behalten, und einen ruhigen Kopf, um dir mögliche Handlungsoptionen zu überlegen.

Ein für mich sehr wirksamer Tipp ist "eat the frog". Das bedeutet den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe zu beginnen und diese so rasch wie möglich aus dem Weg zu schaffen. Stress wird ja bekanntlich (obwohl vielen auch weniger bewusst) nicht von dem verursacht, an dem wir gerade dran sind, sondern von dem Berg an Unerledigtem, der noch vor uns liegt. Das blockiert unsere Energie und kann geradezu lähmen.

Ich werde z.B. von unangenehmen Dingen die noch nicht angegangen, vor mir hergeschoben oder verdrängt wurden, unglaublich müde. Das kann sich über Tage hinziehen (Aufschieberitis lässt grüßen ;) und ich bin dann kaum fähig die ganzen "leichten" Aufgaben zu erledigen. Sobald ich also diesen "Frosch" endlich "gefressen" habe ändert sich das schlagartig und fast wie auf Knopfdruck ist die Müdigkeit wie weggeblasen und die Energie kann wieder fließen.

Ich habe mir auch angewöhnt den neuen Tag nicht in der Früh nach dem Aufstehen zu beginnen, sondern schon abends vor dem Zubettgehen. Das ist eine kleine mentale Änderung, die große Wirkung hat. So stehst du morgens auf und bist bereits bereit für den Tag, weißt was auf dich zukommt und hast die Vorbereitungen schon erledigt. So ist in meinem Kalender auch der Sonntag als der erster Tag der Woche eingestellt :)

Du musst außerdem flexibel auf Unvorhergesehenes reagieren können und rasch eine neue Planung machen, falls nötig und bevor es zu spät ist. Du solltest nicht versuchen alles im Kopf zu behalten, sondern alle Hilfsmittel nützen die zur Verfügung stehen, um den Kopf frei zu haben: also To-Do-Listen, Terminkalender, digitale Erinnerungsfunktionen oder andere hilfreiche Tools/Apps am Computer/Smartphone.

Und immer ausreichend Puffer- & Pausenzeit einplanen! Als Faustregel gilt, dass sich 30-40% des Tages von selbst füllen, auch ohne geplante Aufgaben/Termine. Wenn du also 8 Stunden des Tages fix verplanst, kannst du damit rechnen, dass du eher 10-11 Stunden beschäftigt sein wirst. Alleine die Flut an Mailverkehr, die uns täglich Zeit kostet, ist oft unvorhersehbar.

Eine realistische Zeiteinteilung ist daher unverzichtbar! Wenn du für eine Aufgabe doppelt so lange brauchst wie gedacht, sollte beim nächsten Mal dafür mehr Zeit vorgesehen werden. Manche kommen jedes Mal bei denselben Aufgaben ins Schleudern und lernen offensichtlich nichts dazu. Prüfe also auch immer deine Planung rückwirkend nochmals - nur so lernst du aus deinen Fehlern und planst zukünftig besser.

Optional kannst du natürlich auch an einer Optimierung der Abläufe arbeiten – je früher desto besser. Oder du suchst dir jemanden der/die das in der halben Zeit (und besser) erledigen kann und delegierst diese Aufgabe. Gerade die zahllosen Bürodienstleister*innen sind darauf spezialisiert dir zeitraubenden Kleinkram abzunehmen, sodass du mehr Zeit für dein Kerngeschäft hast und dich um deine Kunden kümmern kannst. Ich kann da speziell meine eigenen Assistentin Sylvia Hadarics empfehlen, die eine zuverlässige rechte Hand auf Abruf ist und mich entlastet falls nötig, ohne laufende Fixkosten zu verursachen. Nicht nur bei Business-Agenden, sondern auch für Persönliches.

"Langfristige Planung beschäftigt sich nicht mit zukünftigen Entscheidungen, sondern mit der Zukunft heutiger Entscheidungen."
Peter Drucker

Für Ein-Personen-Unternehmen hat die sinnvolle Organisation ihrer verfügbaren Zeit absolut oberste Priorität. Wer seine Zeit mit Dingen vertrödelt, die nichts bringen (=nicht verrechenbare Stunden) wird bald am Hungertuch nagen. Es kann ja sein, dass du dir z.B. deine Buchhaltung selbst machen kannst. Oder die Website einrichten, oder einen Folder gestalten, usw. Aber ich behaupte mal, dass du damit etliche Stunden oder sogar Tage verbringst, wenn das nicht dein Fachgebiet ist. Stunden, die dir keiner zahlt. Es wäre besser du nützt die Zeit um Kunden zu betreuen (oder neue zu gewinnen) und zahlst einen Experten, der das in der Hälfte der Zeit fertig hat und es wird außerdem noch professionell und nicht stümperhaft erledigt.

Organisation:

So verbringst du mehr Zeit mit dem, was dir Spaß macht. Das bringt dir mehr Motivation, was wiederum automatisch eine bessere Konzentration nach sich zieht. Du lebst nach deinen eigenen Prioritäten und damit bist du am besten Weg zum Multitasking-Genie. Oder noch besser: Vergiss die Multitaskingfähigkeit und führe einfach ein fokussiertes, selbstbestimmtes, gelassenes und erfolgreiches Leben :)

 

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