Wie du mit Konzentration zum Multitasking-Genie wirst

Wie du in 4 Schritten zum Multitasking-Genie wirst (Teil 1)

Etliche Jahre habe ich als Trainerin am Wifi-Wien 2tägige Workshops zum Thema „Multitaskingfähigkeit“ durchgeführt. Die Teilnehmer*innen haben sich erhofft, dass sie dadurch besser viele Dinge gleichzeitig erledigen können und so ihre Arbeitsbelastung schneller abarbeiten bzw. unter Druck rascher reagieren können.

Wenn ich dann direkt nach der Begrüßung erklärt habe, multitaskingfähig sei nur ein Computer mit mehr als einem Prozessor, aber nicht der Mensch mit nur einem Gehirn, war die Irritation oft groß. „Wozu sitze ich dann hier und habe für 2 Tage Seminar bezahlt?“ ging da durch die Köpfe.

Danach haben wir uns dem Thema intensiv gewidmet und bis zum Ende hat sich bei den meisten die Definition und Erwartungshaltung an ihre eigene Multitaskingfähigkeit gewandelt. Interessant (und amüsant) war dabei, dass die Männer oft ganz erleichtert waren – weil ihr „Manko“ nun gar keines war – wohingegen die Frauen protestierten und gleich mit typischen Multitasking-Paradebeispielen aus Büro und Haushalt argumentierten. Sie wollten sich ihre "besondere Fähigkeit" nicht so einfach absprechen lassen.

Die Fähigkeit von Frauen, viele Dinge im Blick zu behalten und alles Mögliche gleichzeitig wahrzunehmen, führt dazu, dass sie sich auch leichter verzetteln. Sie konzentrieren sich zu wenig auf die wichtigen Aufgaben oder Zielsetzungen, weil sie alles rundherum mitbekommen und zumeist auch noch für alle anderen gleich mitdenken – und entsprechend reagieren.

Männer sind in der Regel fokussierter und zielorientierter – verpassen aber dafür leicht Zwischentöne und scheinbare Nebensächlichkeiten (z.B. ein Gespräch im Nebenzimmer, bei dem beiläufig eine wertvolle Zusatzinfo zum Projekt erwähnt wird). Ein Fokus auf das Ziel bringt Projekte voran, aber auch der Überblick über Kleinigkeiten hat seinen Wert. (Und Ausnahmen bestätigen die Regel *g*, es gibt natürlich auch sehr fokussierte Damen und sehr wenig fokussierte Herren...)

Was bedeutet also Multitaskingfähigkeit? Und wozu brauche ich das überhaupt?

Es bedeutet jedenfalls nicht, einfach nur mehrere Dinge gleichzeitig tun zu können. Das ist leicht und jede(r) kann Radio hören oder sich unterhalten, dabei den Tisch abräumen oder auf dem Crosstrainer hampeln und gleichzeitig Mann, Kind und Hund im Auge behalten – und ganz Hartgesottene überlegen dabei auch noch im Hinterkopf die To-Do-Liste für den nächsten Tag. Okay, zumindest für Frauen ist das eine eher leichte Übung ;)

Diese alltäglichen Dinge laufen praktisch vollautomatisch ab und daher können sie problemlos parallel erledigt werden. Der Knackpunkt beim Thema Multitasking ist der Begriff „Task“ (Auftrag, Fachaufgabe), der eigentlich aus der IT kommt und - vereinfacht gesagt - für die Durchführung einer Rechenaufgabe steht. Dabei geht es um eine in sich geschlossene Aufgabe, die zu einem bestimmten (zeitlich definierten) Ende gebracht werden soll. Innerhalb eines solchen Task können mehrere Prozesse hintereinander ablaufen, um zum Ergebnis zu kommen – oder um den Task abzubrechen, falls nicht mehr durchführbar.

In der EDV können parallel mehrere Prozessoren an unterschiedlichen Tasks rechnen = Multitasking. Mit nur einem Kopf haben wir aber auch nur ein Gehirn und können daher immer nur einen Auftrag nach dem anderen abwickeln. Soweit so simpel ;)

Multitasking ohne StressEinen Task im eigentlichen Sinn erfolgreich durchzuführen geht also nur, wenn du jeweils eine Sache Schritt für Schritt und ohne Ablenkungen erledigst. Sonst kommt es zur Schleife im "Rechenprozess" und dann hängt sich das System auf, weil es innerhalb der definierten Zeit nicht zum Ende kommen kann. Da sind Prozessoren und wir uns ähnlich.

Ein übliches Beispiel aus dem Arbeitsalltag: Es ruft jemand an mit dem wir über ein Problem/Projekt/Thema sprechen. Während dem Telefonat können wir dazu Unterlagen rauskramen (aus einem Ordner oder am Computer) und Notizen machen, ohne den Gesprächsfaden zu verlieren. Ev. geht auch noch, etwas im selben Raum zu beobachten, aber das darf nicht allzu spannend sein, sonst ist es mit dem konzentrierten Zuhören am Telefon schon vorbei und man kriegt vom Gespräch nichts mehr mit. Völlig ausgeschlossen wäre z.B., während einem wichtigen Telefonat ein Mail an eine andere Person zu einer anderen Sache zu schreiben.

Sobald wir also versuchen gleichzeitig mehr als eine Aufgabe zu erledigen, für die auch volle Aufmerksamkeit nötig ist, muss das scheitern. Problematisch wird es auch, wenn man eine Arbeit anfängt, dann mit einer zweiten, die einem dabei plötzlich einfällt, und noch einer dritten, die unerwartet auftaucht. Wer kennt - so wie ich - diese Tage, wo ich abends merke, dass das Mail, mit dem ich morgens begonnen habe, immer noch nicht gesendet wurde, weil ich es über die 15 anderen Sachen, die mir dazwischen so dringend (oder interessant) vorgekommen sind, ganz vergessen habe ;).

Der erste Schritt zum Multitasking-Genie: Deine Konzentration.

Eine gute Konzentration zu haben bedeutet, Informationen umfassend und schnell aufnehmen und verarbeiten zu können. Ein erster Schritt die Multitaskingfähigkeit zu steigern ist also die eigene Konzentrationsfähigkeit zu trainieren. Unser Gehirn ist ein Muskel, den man durch Training stärken kann. Z.B. in der U-Bahn das Alphabet im Kopf rückwärts aufsagen, oder von 500 rückwärts zählen, oder in der Zeitung zählen wie viele a oder i in einem Artikel vorkommen – ohne sich dabei von der Umgebung aus der Konzentration bringen zu lassen. Sudoku sind ebenfalls tolle Konzentrationstrainer. Du kannst auch eine Radiosendung (nicht nur Musik) oder ein Hörbuch so leise einstellen, dass du wirklich genau hinhören musst, damit du nichts verpasst.

Positiver Nebeneffekt: Du merkst dir auch Dinge besser, wenn du dein Gehirn regelmäßig trainierst.

Auch die Umgebung spielt selbstverständlich eine entscheidende Rolle, ob man sich konzentrieren kann oder nicht. Sorge also für das passende Arbeits-Ambiente, in dem du dich wohlfühlst und entspannt arbeiten kannst. Sanfte Blau- oder Grüntöne fördern hier die Konzentration. Manche Menschen brauchen absolute Ruhe, andere sind mit entspannender Hintergrundmusik am konzentriertesten. Nicht immer lässt sich die Ruhe so herstellen, wie man es gerne hätte. Da ist die hohe Kunst sich von diesen Störungen innerlich abzukoppelt, anstatt sich darüber aufzuregen. Denn wer sich aufregt, der aktiviert im Gehirn das Limbische System (unser ältestes primitives Gefühlszentrum). Damit werden aber gleichzeitig auch die höheren Denkfunktionen deaktiviert - der Supergau, wenn du etwas erledigt haben willst.

Du merkst, dass du in diesem reaktiv-impulsiven "Steinzeit-Modus" bist, wenn du den Überblick verlierst, planlosen Aktionismus betreibst, nur noch den Tunnelblick hast, sich die Fehler häufen und dir vor lauter Stress der Schweiß ausbricht, obwohl du dich vielleicht gar nicht bewegst. Wirkliche Konzentrationsmeister behalten lieber einen kühlen Kopf, bleiben jederzeit gelassen und merken gar nicht mehr, dass rundherum das Chaos tobt ;)

"Nichts ist so nutzlos wie etwas, das gar nicht getan werden müsste, hocheffizient zu erledigen."
Peter Drucker

Aber auch die Ernährung kann helfen. Trinkst du zu wenig (unter 2 Liter/Tag) ist dein Gehirn unterversorgt. Nimmst du zu wenig oder nur unregelmäßig Kohlenhydrate zu dir, bewirkt dies eine ungünstige Senkung/Schwankung des Blutzuckerspiegels, wodurch die Leistung abfällt. Die Vitamine B1, B2 und E beugen Konzentrationsmangel vor. Rosmarin (als Duft, Gewürz oder Tee) hilft die Konzentration zu stärken.

Wohingegen Alkohol, Zigaretten, Kaffee und andere Genussmittel eher schädlich wirken, ebenso zu fettes Essen und künstliche Zusätze (Farbe, Geschmack, Konservierung). Genauso wirkt sich Eisen- oder Magnesiummangel negativ auf die Konzentration aus. Dass ausreichend Schlaf und körperliche Bewegung ebenfalls wichtig sind muss ich hoffentlich nicht extra erwähnen. Naja, jetzt habe ich es zur Sicherheit doch getan ;)

Eine hohe Aufmerksamkeit verbraucht viel Energie und kann nicht ohne weiteres über Stunden aufrechterhalten werden. Wichtig ist also, nicht erst bis zur völligen Erschöpfung zu arbeiten, sondern regelmäßig kurze Ruhephasen einzulegen. Und zwar Pausen, die sich 100% von der Tätigkeit unterscheiden, auf die man soeben noch konzentriert war. Nach 2 Stunden Mails lesen & beantworten ist Zeitunglesen oder im Internet surfen nicht die optimale Abwechslung. An einem Nachmittag voller Telefonate und Kundengespräche ist ein kurzer Plausch mit der Freundin zwar nett, aber auch keine Abwechslung.

Besser ist es einen kleinen Spaziergang um den Block zu machen oder verschiedene Entspannungstechniken, wie autogenes Training, Atemübungen, oä. 5-10 Minuten wirken dabei schon wahre Wunder. Oder – ganz radikal! – einfach einmal nichts tun und nur in aller Ruhe eine schöne Tasse Tee genießen und beim Fenster rausschauen. Diese paar Minuten Zeit hat man immer. Falls nicht, hast du deine Zeiteinteilung nicht im Griff und solltest dringend daran etwas ändern. Ich meine wirklich! Dringend! 8 Stunden Tage ohne Pausen führen direkt ins Burnout.

Ein Wechsel zwischen Phasen höchster Aufmerksamkeit und erholsamen Pausen, wo Konzentration "verboten" ist, hält dich arbeitsfähig und bringt dich mit der Erledigung deiner Aufgaben besser voran, als pausenlos wie im Hamsterrad zu rotieren. Wenn du dir bewusst Zeit zum Tagträumen und Gedanken schweifen lassen nimmst - idealerweise auch in einer anderen Umgebung als während der Arbeit, selbst wenn es nur 10 Minuten im Nebenraum sind, kannst du danach wieder mit frischem Geist fokussiert weitermachen.

Mehr Konzentration:

Weiter zum zweiten Schritt, wie du zum Multitasking-Genie wirst.

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